Las Tablas de Retención Documental: son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna un tiempo determinado de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Entre los beneficios de la elaboración de la TRD se encuentra que:
-Facilitan el manejo de la información.
-Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
-Facilitan el control y acceso a los documentos.
-Garantizan la selección y conservación de los documentos de carácter permanente.
Las TRD pueden ser generales o específicas:
Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución.
Por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales.
Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.
por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.
La Tablas de Valoración Documental sirve como instrumento dentro del PGD que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado siendo este el soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permiten realizar el plan de transferencias secundarias.